Drømmen om den perfekte KPI

Hvem har ikke lyst til å komme på jobb, skru på pc’en, få en oppdatering rundt siste interne og eksterne utviklinger – som automatisk oppdaterer den eneste KPI’en man trenger – for å kjenne pulsen på sin egen organisasjon? KPI’en behøver ikke være perfekt, men den skal gjerne dekke de berømte 80 %. Resten kan vi flyte på med erfaring og dyktige mennesker rundt oss.

 I noen bransjer eller virksomheter er det kanskje mulig å lage en perfekt KPI. Kanskje er det kombinasjonen av en råvarepris, omløpshastighet og kapitalbinding som sier oss om vi er på rett vei. For andre er det kombinasjoner av kroner/volum (eller kanskje motsatt siden vi ønsker å se en positiv utvikling) og salg siste periode som er den perfekte KPI. For de fleste andre er det derimot vanskelig å finne et enkelt måltall som vi kan styre etter. Resultatet blir at vi må forholde oss til et utvalg av forskjellige måltall, som i sum skal fortelle oss hvordan butikken går. Utfordringen da blir i første omgang å finne ut hvilke måltall som er vesentlige for oss. Har virksomheten en strategi eller virksomhetsplan som kan brytes ned til KPI’er? Det er en god start. Da kan vi videre få alle underavdelinger til å bygge sine egne målinger til noe som bidrar til den overordnede oversikten.

Dersom man får på plass en effektiv målstyring oppnår man flere fordeler. Jeg vil her nevne to eksempler:

• Du vil ha svar. Du vil alltid kunne forklare hvilke deler av prosessen som går godt og hvilke steder skoen trykker. Det grafiske bør i tillegg til dagens status inneholde historiske tall for å vise utviklingen, men også hvordan man utvikler seg i forhold til fastsatte mål
• Vi har nå lagt grunnlaget for hvordan hele organisasjonen kan se konkrete resultater av sine forbedringer. Ved at målstyringen er gjennomgående i hele organisasjonen vil alle medarbeiderne kunne se hvordan egne initiativer og prestasjoner påvirker resultatene. Erfaringen vår viser da økt eierskap blant alle, økt entusiasme, lavere sykefravær og bedre resultater. Det kan vi leve med.

Det forhindrer oss ikke fra å drømme om den perfekte KPI. Den ene. Kanskje den finnes.

Prosessforbedring som middel for å redusere sykefraværet

I den senere tid har det vært mye fokus på sykefravær i Norge. Til daglig kan man lese om nye tiltak som det offentlige ønsker å ihverksette. Det er en god blanding av gulerøtter, smøring og bruk av pisk som virkemidler.

Karabin ønsker ikke å legge seg opp i denne politiske debatten, men vi vil gjerne dele de erfaringer vi har gjort når vi har bistått våre kunder med å få kontroll på prosessene rundt sykefravær.

Karabin bistår ikke med det å få den sykemeldte tilbake til jobb, sikre sykdomsbehandling eller håndtering av langtidsfravær. Vi bistår våre kunder med å etablere optimale prosesser rundt dette – hvem skal gjøre hva til hvilken tid på en gitt måte.

Karabin har bistått en rekke kunder med å sikre kontroll på sine HR prosesser; alt fra rekruttering, lønnskjøring til hvordan man håndterer sykefravær.

Dette er det vi har lært som har gitt gode resultater når virksomheter ønsker å redusere sykefravær:

1. Identifisere hvordan man registrerer og håndterer sykefravær på i dag (både systemer som benyttes og hvilke prosesser man følger)
2. Sikre kontroll på faktiske forhold ved å fange opp alle typer sykefravær, registrere sykefravær, kategorisere fraværene i gitte kategorier og sikre at man følger de regler myndigheter og virksomheten har satt for sykefravær
3. Utarbeide mål for virksomheten når det gjelder størrelsen på sykefravær
4. Etablere prosesser og prosedyrer samt sørge for hensiktsmessig organisering for å fange opp sykefraværet. Her gjelder det å forstå hvilken type fravær det gjelder, og sørge for optimal prosess for oppfølgning av den enkelte ansatt i forhold til hvilken type sykefravær vedkommende har.
5. Etablere målingsrutiner som sørger for at virksomheten har kontroll og at den enkelte leder blir fulgt opp på sykefraværet i egen avdeling
6. Etablere endringsfora hvor virksomheten og ansatte i fellesskap sikrer optimale prosesser

Resultatet av å gjøre en prosessforbedring av sykefraværprosessen har vært overveldende. For de kunder vi har bistått har korttidssykefraværet blitt redusert med 30-70 %