Når Lean blir Lame

Et Google-søk på ”Lean” på norske internettsider gir oss over 150 000 treff. Det er ingen tvil om at Lean er pop. Både sykehus, bilverksteder, bredbåndsleverandører og saksbehandlere i offentlig forvaltning tar i bruk ”The Toyota Way” for å løse sine særegne problemer. Oppskriften er tilsynelatende enkel (den kan sammenfattes i en bok), og den er oversiktlig (det finnes 7, alternativt 8 eller 9 typer sløsing).

Kombinasjonen av at veldig mange driver med Lean og at det ikke finnes noen beskytter av Lean som begrep, sier meg at ikke alle Lean-initiativ har like mye med Lean å gjøre.

I dette blogginnlegget fra 2007 irriterer Mark Graban seg over at mange LEAN-prosjekter egentlig er LAME-prosjekter. Med LAME refererte Graban til “Lean As Misguidedly Executed” eller eventuelt “Lean As Mistakenly Explained”.

Mer interessant for beslutningstakere er funnene til analyseselskaper som Aberdeen Group, som skiller mellom ordentlig Lean på den ene siden, og sløv Lean på den andre, når effektene av Lean-initiativer skal summeres opp.

Nå er det kanskje lettere å definere hva ekte Six Sigma er, enn hva ekte Lean er. I Aberdeen Group sin ”Lean Six Sigma Benchmark Report” fra 2006 poengteres det at virksomheter som bruker Lean og Six Sigma sammen, oppnår 40 % høyere besparelser hvis initiativene er ”ekte” enn hvis de ikke er det.

Med ekte Six Sigma mener Aberdeen Group at virksomheten (1) har et formelt etablert Six Sigma program, (2) bruker DMAIC som metode, (3) bruker Black Belts og (4) krever at alle effekter skal kunne måles finansielt.

Det er selvfølgelig umulig å si at det finnes en måte å bli Lean på, som er bedre enn alle andre. Vi vil likevel driste oss til å liste opp noen faktorer det er lett å glemme i kampens hete:

1. Lean handler om å se verdikjeden fra ende til ende. Å optimalisere en og en del av verdikjeden hjelper deg ikke til å skape den såkalte ”pull”-effekten hvor kunden eller tjenestemottakeren styrer produksjonen eller saksbehandlingen.
2. Det er de som gjør jobben som skal forbedre den. Den perfekte prosess kan ikke finnes opp av ledere eller faglig sterke kvalitetsmedarbeidere, for så å bli implementert i linjen.
3. Lean må være målstyrt. Det er mulig å fikse alt, men fiksingen bør begrense seg til ting som er viktig for virksomheten.
4. Lean tar tid. De virkelig store effektene av Lean kommer når hele virksomheten tenker og gjør Lean. Slikt tar tid.

Hva kan vi lære av sosiale medier for å oppnå kontinuerlig forbedring?

Sosiale medier er definert som

“medier (kanaler eller plattformer) som ved hjelp av Internett eller webbasert teknologi, åpner for interaksjon mellom to eller flere mennesker (brukere). Den tradisjonelle «innholdskonsumenten» står fritt til å bli en såkalt «innholdsprodusent», ettersom sosiale medier i stor grad gjør det mulig og oppfordrer til at brukeren selv kan generere, publisere og dele innhold”.

Kontinuerlig forbedring er

“stadig streben på å forbedre produkter, tjenester eller prosesser. Forbedringen kan være inkrementell forbedring over tid eller radikal innovativt forbedring. Kundefokuserte prosesser er konstant evaluert og forbedret i forhold til effektivitet, prestasjonevne og fleksibilitet”.

Beste praksis når det gjelder kontinuerlig forbedring er at alle som er involvert i prosessen skal være delaktig i å komme med innspill til hvordan prosessen kan bli mer effektiv (reduksjon av innsatsfaktorer og/eller økt produksjon). Tradisjonelt så blir forbedringforslag tatt opp i forbedringsmøter eller notert i ulike forslagskasser.

Det er en rekke elementer fra tankesettet rundt “Sosiale medier” som i høyeste grad kan forbedre måten man jobber med kontinuerlig forbedring:

• Det tilrettelegges for høy grad av involvering fra deltakerne
• De involverte produserer innhold selv
• Stor fokus på samhandling
• Kommunikasjon og diskujon skjer med mange involverte samtidig, og gjerne på flere lokasjoner
• Rask implementering av forbedringsaktiviteter
• Bruk av smidig metodikk (agile methods)
• Alle skal/kan bli hørt
• Det er lov å komme med forslag som gir grunnlag for diskusjon
• Man ønsker iterasjonssløyfer (at man spinner rundt på forslag for å gjøre de bedre eller sterkere)