Svømmebaner og hvordan de kan hindre romersk byråkrati

Svømmebasseng er ikke bare et problem for norske distrikspolitikere som ikke har råd til å fylle de med vann. Svømmebasseng, eller rettere sagt svømmebaner (swim lanes), er for tiden tema for debatt innen prosessfaget. Bloggeren Mike Gammage har i en serie innlegg satt fokus på bruken av svømmebaner, og mener at man kan kvitte seg med svømmebanene i prosesskart (se og så her og her).

Hva er så disse svømmebanene? I notasjonsstandarden BPMN vises den utførende rollen som en svømmebane, slik det er vist i modellen under.

Denne måten å vise hvem som gjør hva gir en grei oversikt, og er, gitt at man utviser litt moderasjon i modelleringen, noenlunde lettfattelig. Gammage på sin side, bruker en analogi, og viser til at i et orkester, så har hver musiker kun sine noter, og ikke alle andre sine. Det henvises til at dette er det mest effektive, og han mener blant annet dette er en god grunn til at man bør kvitte seg med svømmebaner. Et vanlig argument mot BPMN som notasjonsform er at det er for vanskelig for vanlige forretningsbrukere å forstå notasjonsformen (se blant annet Jim Sinnurs brannfakkel – se også dette innlegget som en oppfølger) . Og det er her jeg begynner å bli uenig, både i analogien og at BPMN skal være så vanskelig å forstå.

For å ta det siste først. Dersom man bruker alle symbolene i BPMN 2.0, og modellerer med utgangspunkt i at modellene skal være i henhold til f.eks. Process Execution Conformance, så er det klart at det er for mange symboler, og for mange regler å ta hensyn til at det blir praktisk for “vanlige” brukere. Det er imidlertid et fåtall av bedrifter som ser hensikten med å velge en så streng tolkning av BPMN (standarden åpner for langt mildere tolkninger). Hovedpoenget med å dokumentere prosesser i Karabins prosjekter pleier å være et ønske om å A) kunne dokumentere prosessene som et ledd i f.eks. en ISO-sertifisering, B) dokumentere prosesser for å forbedre dem, eller C) dokumentere og harmonisere prosesser (f.eks. ved oppkjøp, eller der det er ulik praksis på tvers av ulike produktområder). Og det er her analogien om orkesteret til Gammage begynner å låte surt i mine ører.

Litt av poenget med en prosessorientert virksomhet, er nettopp å unngå silotenkning. Denne silotenkningen oppstår i mange tradisjonelle, hierarkiske organisasjoner, og kjennetegnes best ved at man tenker at “dette er ikke vår avdeling, eller vårt team sitt ansvar”. NAV er et godt eksempel; der man på lokalkontorene unnskylder seg med at “ja, nei, nå har de som sitter på forvaltning gjort en feil”, eller når man ringer til kompetansetelefonen til forvaltning så får man beskjed om at lokalkontoret ikke har samlet inn tilstrekkelig med dokumentasjon. En god illustrasjon på hvor lett det er å bli en kasteball i et slikt system kjenner sikkert de fleste fra Asterix. Hva er poenget mitt? Jo; poenget er såre enkelt. For prosessens kunde (enten det nå er en utålmodig far som venter på foreldrepenger eller en stadig mer frustrert galler) så er det irrelevant hvem sin feil det er. Hovedpoenget overfor kunden er å gi kunden det han eller hun ønsker, ikke om det er din eller de andre i den og den avdelingen sin feil. Eller for å bruke orkesteranalogien; som tilhører så er ikke jeg opptatt av om det er solisten eller fjerdefiolinen som spiller surt. Denne prosessorienteringen får man ikke til ved å fokusere på hva hver enkelt skal gjøre, men ved å fokusere på hva de ulike rollene gjør i sin samhandling for å tilfredsstille kundens behov.

Min erfaring fra prosessarbeid i Karabin, er at prosessarbeid med fokus på roller og overleveringer mellom roller, hjelper på problemene som er nevnt over. Ved å sette sammen en arbeidsgruppe bestående av mennesker som faktisk utfører oppgavene som skal kartlegges, og diskutere seg gjennom prosessen, oppnår man resultater. Små, enkle grep, som det å kartlegge en prosess både fra den overleverende enheten sin side, og fra den mottakene enheten (f.eks. en utviklingsavdeling og en innkjøpsavdeling), løser man kanskje småproblemer som begge har følt har vært et irritasjonsmoment.  Et viktig verktøy i denne sammenhengen er nettopp muligheten til å visualisere hvem det er som gjør hva; og jeg har fremdeles til gode å se et alternativ som er bedre enn svømmebanene.

På samme måte som norske skolebarn har nytte av basseng med vann for å lære seg å svømme, har norske (og utenlandske) bedrifter behov for svømmebaner for å forbedre sine prosesser. I alle fall så lenge man ikke har litt styrkedrikk på lur.

Microsoft entrer BPM-markedet med Visio 2010 og SharePoint 2010

Noen ganger blir jeg i overkant entusiastisk, noe som vanligvis blir godt mottatt blant venner og bekjente. Denne gangen ble jeg imidlertid møtt med en blanding av lett skepsis og morsomheter på min bekostning da jeg midt under heftig krigføring på Østfronten, ca 1940 (vi var en gjeng samlet for å spille Axis &Allies, et meget fornøyelig strategispill) kommenterte at Microsoft nå hadde sluppet Visio 2010. Det ble kommentert at “jaha?” og jeg tok selvsagt dette som en oppfordring til å utbrodere om de funksjonene som jeg fant fornøyelige i den nye utgaven av Visio. Jeg lærte, om ikke annet, at ikke alle er like entusiastiske når det gjelder Visio, som det vi som bruker det daglig er..

Men til saken. Visio 2010 er sluppet, og for mange vil dette være en god nyhet. En av funksjonene jeg har blitt mest glad for, er at tegneområdet nå utvider seg automatisk (!). I tidligere versjoner har man vært begrenset til et område på størrelse med et A4-ark, som man riktignok har kunnet tegnet utover, men arket har ikke utvidet seg.



Som det fremkommer av bildene over, så utvider nå tegneområdet seg dynamisk etter hvert som du trenger mer plass. Dette høres kanskje banalt ut, men jeg vil tro at de fleste som har sittet i et kartleggingsmøte og gått “tom” for tegneplass vil føle som meg og flere andre kolleger har gjort, en barnslig glede over at Microsoft endelig har hørt på oss.

Av andre nyttige funksjoner kan det nevnes at Visio nå støtter modellering med BPMN, selv om det er litt skuffende at de bare støtter versjon 1.2, og ikke 2.0. Funksjonaliteten er imidlertid på plass, så det er vel muligheter for at støtte for 2.0 kommer i en senere oppdatering. Skulle man være så heldig å ha Premium-utgaven av Visio så har man mulighet til å sjekke at logikken i modellene er riktig i henhold til standarden. Foreløpig finnes det ikke noen innebygget simulator (mulighet for å simulere og evaluere prosessene for å vise kostnader, flaksehalser eller lignende), men det er allerede ute tredjepartsløsninger som lar deg gjøre dette, så det er håp. Koblet med SharePoint 2010 og funksjonen “Visio Process Repository” (et bibliotek for å lagre prosesskart) så ser det ut til at spådommene om at Microsoft er på vei til å ta steget mot å bli en BPM-aktør er godt på vei til å bli oppfylt. En oversikt over noen av bruksområdene finnes her – jeg ser i alle fall at det vil gjøre det relativt enkelt å tilgjengeliggjøre prosesskart og drive med prosessforvaltning på en plattform mange bruker som intranett . Selv kjenner jeg at jeg gleder meg til å få satt opp et testmiljø med SharePoint 2010 for å sjekke ut denne funksjonaliteten, men jeg har etter hvert skjønt at jeg er litt yrkesskadet i så måte.

Mulighetene er i alle fall til stede med verktøy som finnes i mange bedrifter, eller som sannsynligvis kommer til å finnes i mange bedrifter. Så er spørsmålet, vil dette være med på å senke terskelen for å få på plass kartlagte og optimaliserte prosesser og prosessforvaltning? Om noen har planer om eller erfaringer med (kanskje litt tidlig for erfaringer ennå) dette så vil vi gjerne høre fra dere.