Hvordan velge riktig modelleringsstandard og metode

Noen valg er enkle, andre er verken enkle å foreta eller å leve med i etterkant, men er likevel nødvendige. Valg av modelleringsstandard og i forlengelsen av dette, valg av overordnet filosofi og metode for prosessarbeid, kan ved første øyekast virke relativt enkelt. “BPMN er en bransjestandard, la oss gå for den” – tenker man kanskje. Fullt så enkelt er det likevel ikke, og velger man feil, kan det vise seg å være både kostbart og vanskelig å leve med i etterkant. Jeg delte tidligere i sommer en link på Karabins twitterfeed til en artikkel på Aris Community, kalt “Don’t leap into modelling – think about your customers first!!”. Artikkelen tar for seg en del sentrale spørsmål som man ofte glemmer i iveren etter å starte modelleringen. Disse er:

1. Hvorfor modellerer du?
2. Hvem er kundene til prosessmodellene?
3. Hva er det du modellerer?
4. “Når” er det du modellerer?
5. Hvor skal modellene brukes?
6. Hvordan skal du modellere?

Dette er gode spørsmål som fortjener mer oppmerksomhet enn de får i de fleste prosjekter. Grunnen til dette er at svarene på hvert av spørsmålene vil legge føringer for både hvilken modelleringsstandard du bør velge, og for metoden du bør bruke i modelleringsarbeidet. I tillegg vil omfanget og typen modellering kunne bestemmes ut fra det du kommer frem til. Dersom du f.eks. på spørsmål 1 svarer at din virksomhet skal modellere fordi man ønsker å få oversikt over prosesser i virksomheten med tanke på strategiarbeid eller lignende, er det ikke nødvendig å dokumentere prosessene med samme detaljeringsnivå som f.eks. dersom du ønsker å dokumentere en arbeidsprosess som en del av en kravspesifisering av et nytt system.

Et annet moment som ofte oversees er også hvem kundene til modellene er. Hvem skal bruke modellene, og til hva? Skal modellene primært brukes i et kvalitetssystem på overordnet nivå, og vises på store skjermer på et kontor? Eller skal de brukes operativt i felten, og vises på små håndholdte PDA ‘er? Og ikke minst, hvilket detaljnivå og hvilke tilleggsopplysninger trenger den som skal bruke kartene? Er det interessant for brukeren at det er linket opp maldokumenter til aktiviteten “Fyll ut reiseregning i henhold til mal” slik at malen kan åpnes rett fra kartet?

Spørsmål fire er også et viktig valg. Med “når” menes det her hvorvidt man tar sikte på å modellere situasjonen slik den er i dag (såkalt “as is”) eller om det kun er den ønskede, fremtidige, situasjonen som skal modelleres (“to be”). Eventuelt begge to? Vi anbefaler ofte våre kunder å begynne med “as is” for å identifisere mulige forbedringsmuligheter, men dette vil avhenge av hva virksomheten har av prosesskart og dokumentasjon, og ikke minst kvaliteten på denne dokumentasjonen. Et annet spørsmål er hvorvidt kartene skal vedlikeholdes, og med hvilket tidsintervall? Prosessforvaltning er et omfattende tema, og noe jeg skal komme tilbake til i et annet innlegg, men kvaliteten på dokumenterte prosesser vil sannsynligvis forringes dersom kartene ikke vedlikeholdes. Kontinuerlig forbedring betyr nettopp at et forbedringsarbeid ikke stopper opp, men går i en syklus.

Sist men ikke minst temaet jeg tok opp innledningsvis. Hvordan skal du modellere, og med hvilken standard? Det finnes mange forskjellige modelleringsstandarder, og valget er kanskje ikke alltid like enkelt. Spørsmålene over kan imidlertid være til god hjelp. Temaet er også tatt opp i diverse forskning, blant annet anbefales Ila Biders “Choosing Approach to Business Process Modeling - Practical Perspective”. Karabin holder for tiden på med flere spennende prosjekter knyttet til valg av modelleringsstandard og utvikling av virksomhetsmodellering. I den grad det er mulig vil vi prøve å dele noen erfaringer her på bloggen på sikt.