Jeg har sittet på en tue. Jeg har sittet på flere tuer. Og jeg har sittet der ganske alene. Ikke fordi ingen ville holde meg med selskap, men fordi ingen skjønte at det kunne være hyggelig å sitte sammen. Eller at det som så ut som en liten tue med dårlig plass, egentlig bare trengte å etablere en forbindelse til de andre tuene for å bli en blomstereng som alle kunne leke på. Men det er jo vanskelig å vite når man sitter alene på sin tue.
I mine år i det offentlige før jeg begynte i Karabin har jeg utført flere forbedringsprosjekter for egne arbeidsprosesser. Med ledere som hadde primærfokus på at arbeidsoppgavene ble utført, gjerne raskere og raskere, var det ofte en takknemlig oppgave å utarbeide nye prosesser og utvikle egne små systemløsninger som fikk oppgavene til å gå glattere, ga raskere svar til de som henvendte seg utenfra, og kuttet drastisk i andel feil (og dermed også feilkorrigeringer). For ikke å snakke om hvor enkelt det plutselig ble å hente ut data som viste noe om trendene i tjenestebehovene og –utførelsen. Som sagt, takknemlig å kunne levere oversikt og trygghet for at oppgavene ble ivaretatt på en bedre måte enn tidligere.
Men så snart kontrollen over de aktuelle prosessene var nådd, så åpenbarte et nytt og større bilde seg. Forbedringspotensialet begrenset seg! Kontinuerlig forbedring er jo et mantra i vår bransje, men når man sitter på sin tue kommer man til et punkt hvor forbedringen blir avhengig også av hva slags input og output prosessen har, ikke bare de aktivitetene som berører den enkelte rollen. Sagt på en annen måte – omgivelsene til tuen påvirker hvor fin den egentlig kan bli. Og da hjalp det lite at tuen min var fin og grønn og med mulighet for utvidelse. For det var jo helt bart og brunt rundt, og avstanden til de andre tuene føltes veldig lang.
Og det er her man møter et grunnleggende problem i ”uorganisert” forbedringsarbeid. Man kommer bare så langt med ildsjeler og selvstendige initiativ, og man kommer bare så langt med systemforbedring. Så lenge man ikke ser prosessen i et helhetsperspektiv og jobber med forbedring i hele flyten, så vil man komme til et punkt hvor forbedringen stopper opp. Og da kan tuen man sitter på være så grønn den bare vil.
For når man tenker på det, så er det jo ikke så fint med tuer. Jeg foretrekker i hvert fall store grønne blomsterenger. Og for å trekke metaforen helt ut – får man tuene til å henge sammen, kan man få den deilige sommerfølelsen en fargerik blomstereng kan gi. Og sånn er det med prosessforbedring også – jobb med områdene mellom rollene og aktivitetene, så vil man på sikt få til et miljø som er bedre for alle (kanskje med unntak av stakkarer med pollenallergi ;-)
Dagens lille solskinnsperspektiv på LEAN og prosessforbedring.
Noen ganger blir jeg i overkant entusiastisk, noe som vanligvis blir godt mottatt blant venner og bekjente. Denne gangen ble jeg imidlertid møtt med en blanding av lett skepsis og morsomheter på min bekostning da jeg midt under heftig krigføring på Østfronten, ca 1940 (vi var en gjeng samlet for å spille Axis &Allies, et meget fornøyelig strategispill) kommenterte at Microsoft nå hadde sluppet Visio 2010. Det ble kommentert at “jaha?” og jeg tok selvsagt dette som en oppfordring til å utbrodere om de funksjonene som jeg fant fornøyelige i den nye utgaven av Visio. Jeg lærte, om ikke annet, at ikke alle er like entusiastiske når det gjelder Visio, som det vi som bruker det daglig er..
Men til saken. Visio 2010 er sluppet, og for mange vil dette være en god nyhet. En av funksjonene jeg har blitt mest glad for, er at tegneområdet nå utvider seg automatisk (!). I tidligere versjoner har man vært begrenset til et område på størrelse med et A4-ark, som man riktignok har kunnet tegnet utover, men arket har ikke utvidet seg.
Som det fremkommer av bildene over, så utvider nå tegneområdet seg dynamisk etter hvert som du trenger mer plass. Dette høres kanskje banalt ut, men jeg vil tro at de fleste som har sittet i et kartleggingsmøte og gått “tom” for tegneplass vil føle som meg og flere andre kolleger har gjort, en barnslig glede over at Microsoft endelig har hørt på oss.
Av andre nyttige funksjoner kan det nevnes at Visio nå støtter modellering med BPMN, selv om det er litt skuffende at de bare støtter versjon 1.2, og ikke 2.0. Funksjonaliteten er imidlertid på plass, så det er vel muligheter for at støtte for 2.0 kommer i en senere oppdatering. Skulle man være så heldig å ha Premium-utgaven av Visio så har man mulighet til å sjekke at logikken i modellene er riktig i henhold til standarden. Foreløpig finnes det ikke noen innebygget simulator (mulighet for å simulere og evaluere prosessene for å vise kostnader, flaksehalser eller lignende), men det er allerede ute tredjepartsløsninger som lar deg gjøre dette, så det er håp. Koblet med SharePoint 2010 og funksjonen “Visio Process Repository” (et bibliotek for å lagre prosesskart) så ser det ut til at spådommene om at Microsoft er på vei til å ta steget mot å bli en BPM-aktør er godt på vei til å bli oppfylt. En oversikt over noen av bruksområdene finnes her – jeg ser i alle fall at det vil gjøre det relativt enkelt å tilgjengeliggjøre prosesskart og drive med prosessforvaltning på en plattform mange bruker som intranett . Selv kjenner jeg at jeg gleder meg til å få satt opp et testmiljø med SharePoint 2010 for å sjekke ut denne funksjonaliteten, men jeg har etter hvert skjønt at jeg er litt yrkesskadet i så måte.
Mulighetene er i alle fall til stede med verktøy som finnes i mange bedrifter, eller som sannsynligvis kommer til å finnes i mange bedrifter. Så er spørsmålet, vil dette være med på å senke terskelen for å få på plass kartlagte og optimaliserte prosesser og prosessforvaltning? Om noen har planer om eller erfaringer med (kanskje litt tidlig for erfaringer ennå) dette så vil vi gjerne høre fra dere.
Skrevet av
Robert Lohne den 19 May 2010
3 kommentarer »
